آموزش حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک

حسابداری یک بخش اساسی از هر کسب و کاری است، چه شما یک خرده فروش باشید یا یک شرکت بزرگ. حسابداری تجاری  شما را قادر می سازد تا تمام معاملات، دارایی ها و بدهی ها، موجودی و سایر جنبه های عملیات عادی خود را ردیابی کنید و ارقام مورد نیاز برای تهیه پرونده های منظم مورد نیاز مقامات مالیاتی را داشته باشید.

در حسابداری مشاغل کوچک، وظایفی وجود دارد که باید روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی و سالانه انجام شود تا کارها به خوبی پیش برود. حتی صاحبان مشاغل کوچک که مدرک کسب و کار را به دست آورده اند ممکن است رسیدگی به مسئولیت های حسابداری را گاهی چالش برانگیز بدانند. نرم افزار حسابداری سپیدار تجاری، با این حال، وظایف مختلف در فرآیند حسابداری را قابل مدیریت تر کرده است. 

حسابداری برای کسب و کار کوچک

شرایط اولیه حسابداری مشاغل کوچک

برای کمک به شروع حسابداری کسب و کارهای کوچک، برخی از اصطلاحات تجاری معمولی وجود دارد که باید با آنها آشنا شوید. این موارد را در مجموع به عنوان قطب‌نما در نظر بگیرید که به شما کمک می‌کند تا در هنگام هدایت امور مالی کسب‌وکارتان، شرایط خود را به دست آورید:

حساب های پرداختنی و دریافتنی

این دو اصل حسابداری به شما کمک می کند تا تعیین کنید چه چیزی به شما بدهکار است و چه چیزی به شما بدهکار است. حساب های پرداختنی پولی است که شما به دیگران مانند فروشندگان، تامین کنندگان و بستانکاران بدهکار هستید و به عنوان بدهی درج شده است زیرا شما موظف به پرداخت آنها هستید. حساب های دریافتنی پولی است که توسط مشتریانتان به شما بدهکار است، برای کالاها یا خدماتی که به آنها فروخته اید. این اقلام به عنوان دارایی فهرست شده اند زیرا مشتریان موظف به پرداخت به شما هستند.

حسابداری تعهدی و نقدی

حسابداری تعهدی و نقدی عباراتی هستند که مشخص می‌کنند فروش توسط شرکت شناسایی می‌شود. در حسابداری مبتنی بر تعهدی، کسب و کارها درآمدها و هزینه ها را در زمان انجام فروش شناسایی می کنند. در حسابداری بر مبنای نقدی، کسب و کارها فروش را زمانی که پرداخت انجام می‌دهند، تشخیص می‌دهند.

دارائی ها و بدهی ها

دارایی هر چیزی است که کسب و کار شما دارای ارزش است. این ممکن است شامل پولی که در بانک دارید، حساب های دریافتنی، موجودی، اثاثیه و تجهیزات یا املاک باشد. بدهی ها مواردی هستند که ارزش کسب و کار شما را کاهش می دهند، مانند هر چیزی که به عنوان بدهی یا تعهد مالی تلقی می شود. اینها می تواند شامل حساب های پرداختنی، دستمزدها و مالیات ها، و وام های کسب و کار کوچک باشد .

ترازنامه

ترازنامه یک گزارش مالی است که به عنوان تصویری از وضعیت مالی شرکت شما در پایان یک دوره مشخص عمل می کند و دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام را فهرست می کند. ترازنامه شما می تواند در مقایسه با ارقام مربوط به بازه زمانی قبلی، نشانه دقیقی از نحوه مدیریت دارایی ها و بدهی های کسب و کارتان به شما ارائه دهد و به شما کمک کند روند عملکرد مالی خود را شناسایی کنید. 

صورت جریان وجوه نقد

صورت جریان نقدی نشان می دهد که یک شرکت تا چه اندازه جریان ورودی و خروجی وجه نقد را از طریق فعالیت های عملیاتی، فعالیت های سرمایه گذاری و فعالیت های تامین مالی مدیریت می کند و ترازنامه و صورت سود و زیان را تکمیل می کند.

صورت سود و زیان

این سند مهم درآمدها، هزینه ها و سود خالص را برای یک دوره خاص گزارش می کند. 

نقل قول از حسابداران خبره:

” در مدیریت کسب و کارهای کوچک حسابداری مستلزم پیگیری درآمد و هزینه‌های شرکت است. به زبان ساده، حسابداری فرآیند ثبت ورودی و خروجی وجوه از یک حساب تجاری است که شامل پیگیری صورت‌حساب‌های پرداخت‌شده و همچنین فاکتورها، سفارش‌های خرید، پیش پرداخت‌ها و صورت‌حساب‌های پرداخت ‌شده است.”

مبانی حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک

چرا صاحبان مشاغل کوچک باید اصول حسابداری را بدانند؟

صرف نظر از اندازه کسب و کار، هر فردی که صاحب یک کسب و کار است، باید از اصول حسابداری برای تسهیل ورود اطلاعات دقیق و سازماندهی مناسب تراکنش ها آگاه باشد. درک اصول حسابداری به کسب و کار درک بهتری از اهمیت و نقش فعالیت حسابداری می دهد. همچنین، مالک می تواند نرم افزار حسابداری مقرون به صرفه را پیاده سازی کند که ممکن است فرآیندهای ثبت تراکنش های ساده ای را ارائه دهد. پس از دانستن اصول حسابداری، مالک نیز قادر به اتخاذ تصمیمات استراتژیک خواهد بود.

برخی از اصول حسابداری که باید توسط صاحبان مشاغل کوچک شناخته شود:

  • یک روش حسابداری مناسب برای کسب و کار کوچک خود انتخاب کنید

به طور عمده دو نوع روش حسابداری وجود دارد  : سیستم تک ورودی که در آن معاملات فقط یک بار در دفاتر ثبت می شود، عمدتاً برای مشاغل آزاد، صاحبان سهام و غیره مناسب است. روش دیگر سیستم دو ورودی سیستمی است که در آن معاملات انجام می شود. تراکنش دو بار ثبت می شود، یک بار برای اعتبار و یک بار برای بدهی. این عملی ترین روش است زیرا خطاها به راحتی قابل تشخیص هستند و رایج ترین روش است. کسب و کار باید روش را با توجه به سطح راحتی خود و ماهیت معاملات تجاری انتخاب کند.

  • یک دفتر کل برای کسب و کار کوچک خود تهیه کنید

مفهوم دفتر کل یکی از روش های سنتی است که به وسیله آن معاملات برای اولین بار هنگام وقوع ثبت می شود. در زمان های قدیم مردم آن را با یادداشت کردن آن ضبط می کردند. اما در حال حاضر مالکان امکانات متنوعی برای نگهداری دفتر کل دارند که در آن می توان ورودی های مجله را ثبت کرد. آنها می توانند از برگه های اکسل و سایر برنامه های کاربردی ارزان قیمت استفاده کنند که می توانند تراکنش ها را ضبط کرده و سپس آنها را سازماندهی کنند. از این رو، صاحبان مشاغل کوچک باید دفتر کل خود را تنظیم کنند.

  • هر معامله ای را که در تجارت اتفاق می افتد ثبت کنید

پس از تنظیم حساب‌های کسب‌وکار، که شامل ایجاد سر حساب‌های مختلف از جمله دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها، هزینه‌ها و غیره می‌شود، مالک باید اطمینان حاصل کند که هر تراکنش در سر حساب‌های صحیح وارد شده است. همراه با آن، مالک باید اطمینان حاصل کند که هر معامله ای که در تجارت اتفاق می افتد مطابق با ماهیت آن شناسایی و ثبت شود . زیرا حذف یک تراکنش جزئی از ثبت شدن منجر به خطای بزرگی در پایان می شود زیرا تفاوتی در مانده اعتبار و بدهی وجود خواهد داشت. برای راحتی در ثبت میتوانید سپیدار سیستم را برای کسب و کار خود تهیه کنید. بنابراین، اطمینان از ثبت هر تراکنش از اهمیت بالایی برخوردار است.

  • متعادل کردن کتاب ها

تراز دفاتر تنها راه تشخیص صحیح وارد شدن تراکنش ها و صحیح بودن یا نبودن حساب ها است. با متعادل کردن دفاتر، صاحبان می توانند از صحت حساب ها اطمینان حاصل کنند. حساب ها باید حداقل به صورت هفتگی موجودی داشته باشند، زیرا این کار بار را در پایان ماه کاهش می دهد. حتی متعادل کردن حساب ها به صورت روزانه گزینه خوبی است اگر امکان پذیر باشد.

  • تهیه و نگهداری گزارش های مالی

نگهداری حساب ها، تهیه دفتر کل و درج معاملات، همگی به سمت مقصد نهایی یعنی تهیه گزارش های مالی است که خلاصه کلیه معاملات در آنجا ثبت می شود. گزارش مالی کسب و کار سند نهایی است که نتیجه کسب و کار انجام شده را منعکس می کند. گزارش های مالی شامل موارد زیر است: ۱. ترازنامه، ۲. صورت جریان وجوه نقد، ۳. حساب سود و زیان. اینها گزارش‌های مالی هستند که دارایی‌ها و بدهی‌ها، درآمد یا هزینه‌ها و خروج یا ورود وجه نقد در آنها ثبت می‌شود. هر صاحب کسب و کاری باید این گزارش ها را تهیه کند، زیرا آنها از اهمیت اساسی برخوردار هستند و ممکن است در هنگام گرفتن اعتبار از موسسات مالی و غیره مفید باشند.

  • یک روال حسابداری را در کسب و کار پیاده کنید

همانطور که قبلاً در مورد تعادل حساب ها به صورت هفتگی توضیح داده شد، به همین ترتیب، مالکان باید روال ورود به معاملات و انجام فعالیت حسابداری را به طور منظم انجام دهند که ممکن است روزانه یا هفتگی باشد. تهیه منظم کتاب ها، احتمال رد شدن از هر گونه تراکنش را کاهش می دهد و از صحت اطمینان حاصل می کند.

  • از محرمانگی اطمینان حاصل کنید

یکی دیگر از موارد اساسی که صاحب کسب و کار باید از آن آگاه باشد، محرمانه بودن است. صاحب کسب و کار باید از سوابق خود در برابر افشای یا تخریب محافظت کند. او باید همه سوابق را به طور ایمن ذخیره کند و از قرار دادن آنها در دست شخص ثالث خودداری کند. این سوابق و اسناد برای یک کسب و کار بسیار مهم هستند. 

اصول حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک

اصول حسابداری تجاری

وقتی مردم به حسابداری مشاغل کوچک فکر می کنند، تمایل دارند به حسابداری فکر کنند – سوابق تمام معاملات تجاری شما (درآمدها و خروجی ها). به عنوان حداقل، شما یک تعهد قانونی دارید که مطمئن شوید که سوابق کافی در مورد آنچه به دست آورده اید و تمام هزینه های تجاری خود را نگه دارید.

سوابق حسابداری شما برای تهیه حساب های سالانه قانونی شما و ارائه اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل اظهارنامه مالیاتی در اختیار شما قرار می گیرد. با مشاوره صحیح از یک حسابدار می توانید فرصت هایی را برای به حداقل رساندن پرداخت های مالیاتی شناسایی کنید.

حسابداری همچنین نقشی حیاتی در مدیریت جریان نقدی بازی می‌کند – به خصوص اگر به صورت اعتباری می‌فروشید و به یک سیستم قوی نیاز دارید تا به شما در تعقیب مشتریانی که موفق به پرداخت به موقع نمی‌شوند، کمک کند.

حسابداری تجاری ساده

حساب‌های سالانه عمدتاً به نفع مقامات مالیاتی و هر سرمایه‌گذار خارجی که کسب‌وکار شما ممکن است داشته باشد، تولید می‌شود. زمانی که حساب‌ها نهایی می‌شوند، اغلب ماه‌ها منسوخ شده‌اند.

کسب‌وکارهایی که به خوبی مدیریت می‌شوند ، معمولاً به صورت ماهانه یا فصلی حساب‌های مدیریتی تولید می‌کنند. اینها تصویر به روزتری را ارائه می دهند و به شما کمک می کنند روند فروش، سودآوری و جریان نقدی را مشاهده کنید. این حساب‌های تجاری به شما کمک می‌کنند حوزه‌ها و فرصت‌های مشکل‌دار را شناسایی کنید، و اطلاعات مهمی را در اختیار شما قرار می‌دهند تا تصمیم‌گیری‌هایتان را در مورد چگونگی بهبود عملکرد تجاری آینده راهنمایی کنید.

حسابداری و تصمیم گیری تجاری

حساب‌های شما همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا به آینده‌تان نگاه کنید و سودآوری و جریان نقدی خود را به عنوان بخشی از فرآیند بودجه‌ریزی‌تان پیش‌بینی کنید. باز هم، این به هدایت تصمیم گیری شما کمک می کند. به طور خاص، پیش‌بینی‌های مالی می‌تواند بخش کلیدی توسعه یا به‌روزرسانی یک طرح تجاری و پیش‌بینی نیازهای مالی آینده باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *