اگر قصد دارید برای تعداد زیادی از کاربران ایمیلهای بازاریابی و تبلیغاتی ارسال کنید، Mail Merge جیمیل بهترین ابزار نیست. این کار را بهتر است با سرویسهای تخصصی ایمیل مارکتینگ انجام دهید.
اما اگر یک کسبوکار کوچک دارید یا مثلاً میخواهید برای تمام شرکتکنندگان یک رویداد، ایمیل تشکر ارسال کنید، Mail Merge جیمیل کاملاً کافی است. در این مقاله تمام مراحل را بهصورت کامل و کاربردی توضیح میدهیم.
Mail Merge در Gmail چیست؟
Mail Merge در جیمیل به شما اجازه میدهد یک ایمیل را برای چندین نفر ارسال کنید، اما این ایمیل برای هر فرد شخصیسازی میشود.
جیمیل چهار فیلد قابلویرایش دارد که بهصورت خودکار جایگزین میشوند:
-
@first name— نام کوچک -
@last name— نام خانوادگی -
@full name— نام کامل -
@email— آدرس ایمیل
مثلاً اگر ایمیل شما با جملهی «Dear @firstname» شروع شود، جیمیل بهصورت خودکار نام کوچک هر مخاطب را جایگزین میکند.
نکته مهم:
Mail Merge فقط در حسابهای پولی Google Workspace فعال است؛ روی حسابهای معمولی @gmail.com کار نمیکند.
آموزش Mail Merge در Gmail — روش اول: استفاده از Google Contacts
اگر اطلاعات مخاطبان شما در گوگل کانتکت ذخیره شده باشد، سریعترین روش استفاده از Mail Merge همین است.
مراحل انجام کار:
-
وارد جیمیل شوید و روی Compose کلیک کنید.
-
در بخش To روی آیکون Use mail merge بزنید.
-
گزینه Mail Merge را فعال کنید.
-
با این کار رنگ بخش نوشتن ایمیل بنفش میشود.
-
گزینه Unsubscribe اضافه میشود.
-
دکمه Send تبدیل به Continue میشود.
-
-
متن ایمیل خود را بنویسید.
-
برای قرار دادن تگها، علامت @ را تایپ کنید و یکی از تگها را انتخاب کنید.
-
-
در قسمت To نام یا ایمیل مخاطبان را وارد کنید.
-
برای ایمیل دستهجمعی، از گروهها (Labels) در Google Contacts استفاده کنید.
-
-
پیشنمایش تگها (Preview) را بررسی کنید تا مطمئن شوید اطلاعات درست نمایش داده میشود.
-
Default Value برای فیلدهای ناقص تعیین کنید.
-
مثال: اگر نام فردی ثبت نشده باشد، میتوانید مقدار پیشفرض مثل «دوست عزیز» قرار دهید.
-
-
روی Continue کلیک کنید.
-
برای اولین بار یک هشدار ضد اسپم نمایش داده میشود؛ روی Got it بزنید.
-
میتوانید یک ایمیل آزمایشی (Send preview) برای خود بفرستید.
-
در نهایت Send all را بزنید.
کار تمام است! هر نفر نسخه شخصیسازیشده ایمیل را دریافت میکند.
آموزش Mail Merge در Gmail — روش دوم: استفاده از Google Sheets
اگر لیست مخاطبان شما داخل Google Sheets ذخیره شده است، جیمیل میتواند اطلاعات را مستقیماً از شیت دریافت کند.
قبل از شروع این نکات مهم را رعایت کنید:
-
حتماً برای هر ستون، عنوان قرار دهید (مثل “First name” یا “Email”).
-
اطلاعات باید در Sheet اول باشد.
-
فقط متن مجاز است؛ کاراکترهای خاص در ایمیلها معتبر نیستند (البته «+» مشکلی ندارد).
مراحل اتصال شیت به Mail Merge:
-
در جیمیل روی Compose بزنید.
-
از بخش Use mail merge، گزینه Mail Merge را فعال کنید.
-
گزینه Add from spreadsheet را انتخاب کنید.
-
شیت موردنظر را انتخاب و Insert کنید.
-
ستونهای مربوط به نام، نام خانوادگی و ایمیل را مشخص کنید.
-
متن ایمیل را بنویسید و تگها را با @ اضافه کنید.
-
مقدار پیشفرض (Default value) تعیین کنید.
-
Continue → سپس Send preview → اگر درست بود → Send all
نکات مهم برای ارسال Mail Merge در Gmail
-
محدودیت روزانه:
حداکثر 1500 ایمیل طبق Mail Merge میتوان ارسال کرد.
توجه کنید که هر ایمیل در بخش Sent ذخیره میشود و فضای گوگل را اشغال میکند. -
هرگز از CC و BCC استفاده نکنید:
اگر از CC/BCC استفاده کنید، فرد موردنظر به تعداد کل مخاطبان همان ایمیل را دریافت میکند!
یعنی ممکن است یک نفر 1500 ایمیل یکسان دریافت کند.
استفاده از Mail Merge در جیمیل ساده است، اما محدودیتهای بزرگی دارد:
۱. شخصیسازی بسیار محدود
فقط میتوان نام و ایمیل افراد را در متن ایمیل جایگزین کرد.
موضوع (Subject) قابل شخصیسازی نیست.
۲. مدیریت مخاطب ضعیف
اگر قصد ایمیل مارکتینگ دارید، نمیتوانید:
-
بخشبندی مخاطبان انجام دهید
-
تست A/B اجرا کنید
-
کمپین حرفهای بسازید
۳. عدم وجود آمار عملکرد ایمیلها
هیچ تحلیلی ارائه نمیشود:
-
نرخ باز شدن
-
کلیک
-
عملکرد افراد
-
لیست کامل افرادی که Unsubscribe کردهاند
فقط اگر کسی روی Unsubscribe بزند، برای دفعات بعد برای او ایمیل ارسال نخواهد شد.
اتوماسیون جیمیل — مدیریت خودکار ایمیلها
اگر تصمیم دارید تمام کارهای ایمیلی خود را در Gmail انجام دهید، میتوانید بخشی از کار را خودکار کنید.
با اتصال Google Contacts به سرویسهای اتوماسیون مثل Zapier، میتوانید:
-
اطلاعات مخاطبان را بهصورت خودکار از فرمها دریافت کنید
-
دفترچه مخاطبان را همیشه بهروز نگه دارید
-
وظایف تکراری را خودکار کنید
نظرات کاربران